そもそも、メモって取る必要ある？
仕事ができる人は、どうやってメモを取っているんだろう？
上記の悩みを解決します。
■ 本記事の内容
- メモを取ることの4つの意味
- メモを取る時にありがちな失敗例
- メモを取る時に意識したい3つのポイント
■ 本記事の読者
- メモの取り方がイマイチ分からない方
- 学業やビジネスにおいて、よくメモを取る方
- 業務効率を向上させたい方
■ 本記事を読むメリット
- メモを取ることの重要性を理解することができる
- メモを取るためのテクニックを学び、本記事を読んだ直後から実践できる
こんにちは、てらでぃーです。
本記事を読んでいるあなたは、メモを取る必要性や、メモの取り方について、考えたことがありますか？
実は、仕事がデキる人達はメモの重要性を理解しており、メモへのアウトプットやメモからのインプットを日々活用しています。
特にコンサルタントであれば、自分用のノートを持ち歩き、クライアントとの打ち合わせにでメモを取ることは必須です。
ただ最近は、様々なビジネスシーンがオンラインに移行しつつあり、紙のノートではなく、PCでメモを取ることもありますよね。
本記事では、上記場合でも活用できる「メモの取り方におけるポイント」を徹底解説いたします。
早速、本題に入ります。
目次
1. メモを取ることの4つの意味
メモに何の意味があるのか？
どんな時にメモを取るべきなのか？
これらを理解しないことには、メモを取るモチベーションすら湧かないため、まず始めに説明します。
当然、メモを取ること自体は目的ではなく、あくまで手段です。
メモを取ることの意味を大まかに整理すれば、次の4つです。
1-1. 備忘録
1-2. 情報の整理
1-3. 思考の具現化
1-4. 相手からの信頼獲得
1-1. 備忘録
忘れるためにメモを取りましょう。
人間は完璧ではないため、情報を頭で覚えようとしても、その容量には限界がありますし、時間が経てば忘れます。
メモを取るということは、すなわち得た情報を頭で忘れても良いように、頭からノートやPCにその情報を移すことなのです。
ちなみに、人間が短期記憶として覚えておくことができる情報の数として、心理学者であるジョージ・ミラー氏は、自身の論文の中で「マジカルナンバー」という概念を唱えています。
その論文の中では、マジカルナンバー = 7つ前後として扱われています。
個人差はあれど、たった7つの情報しか同時に記憶できないのです。
例えば、スーパーマーケットへ買い物に行く際、買わなければならない物を頭で覚えようとして、結果的に買い忘れて帰ってきてしまった経験はありませんか？
私はあります。
そして、ビジネスシーンにおいては、単純に名詞を記憶するだけではなく、議論の内容や文脈も含めて、覚えておかなければならない機会も多いでしょう。
となれば、マジカルナンバーどころの話ではなくなってしまいます。
繰り返しにはなりますが、頭で忘れてもいいように、ノートやPCに情報を書き残し、代わりに記憶してもらうことが、メモすることの目的の1つなんです。
また、メモによって頭が記憶していた情報を忘れることで、他のことを考えるという別の目的で頭を使うことができるため、非常に効率的かつ生産的に行動できるようになります。
1-2. 情報の整理
結果論になりますが、メモを取ることで情報を整理することができます。
何故なら、議論や指示、会話から得られる1秒あたりの情報量は、筆記もしくはタイピングによって1秒あたりにメモできる情報量を超えてしまうからです。
必ずしも全ての情報をメモすることが求められているわけではありません。
例えば、上司からの業務について指示されている最中、あなたがメモを取っているとしましょう。
もし突然、昨日のランチに何を食べたか？という話にすり替わったとしたら、多くの場合ではこの情報はメモに資するものではないでしょう。
そして、メモの価値は、読み手の価値基準に委ねられます。
多くの場合、メモの読み手はあなた自身ですが、上司のランチに関する情報は、後で見返す程の価値があるでしょうか？
読み手にとって価値のある情報に絞ることも、メモの大切な目的の1つです。
ランチの話は割と極端でしたが、いずれにしても重要でない情報は省いて、読み手にとっては価値のある情報を、書き手としては効率的にメモをすることが大切です。
1-3. 思考の具現化
思考を視覚情報として可視化することは、時に閃きや別の視点を与えてくれます。
また、なんとなく考えていたことを、文字や絵という具体の情報に落とし込むことで、思考の整理にも繋がりますし、問題点があれば気付かせてくれます。
ふとした時に思いついたアイディアは、数分で忘れてしまいます。
そうならないように、情報を常にメモできる環境を用意し、メモする習慣をつけておくことが大切です。
紙のノートは、文字に起こせないような抽象的な情報を、絵として形に残しておける点が、非常に有効です。
PCでも勿論絵をかけますが、個人的にはハードルが高いように思います。
1-4. 相手からの信頼獲得
メモを取るという行為自体が、相手からの信頼を得る1つの手段になり得ます。
相手に「お、自分の話をよく聞いてくれているな」という印象を与えることが出来るため、安心感を与え、信頼関係が構築しやすくなる可能性があります。
相手からどう見られているか？を意識した際の、あくまでビジネステクニックの1つとして覚えておきましょう。
2. メモを取る時にありがちな失敗
せっかくメモを取っても、それを活かせなかったら、次もメモを取る必要あるのかな？なんて思いますよね。
ここではよくある失敗を紹介するため、メモを上手に取りたい方は、当てはまっていないか注意してください。
2-1. 見聞きした情報を全てメモしようとする
前述したように、筆記もしくはタイピングによってメモできる情報量は、見聞きした情報量より少ないです。
よって、全ての情報をメモするのではなく、話のポイントに絞って書き留めることが肝要です。
多くの場合、メモを書くこと自体が目的ではないです。
メモすることに集中しすぎると、その場で会話や議論されている内容自体に入れなくなってしまいます。
2-2. どこにメモしたかを忘れる
どこに何を書いたかが分からないまま、メモを取り続けると、その内容を探すことに時間を使うことになりますし、メモを見返すという行為が面倒に感じられてしまいます。
急いでいるタイミングで走り書きしたいような事でも、自分なりにメモする際のルールを決めておけば、問題ありません。
3. 意識しておきたいメモの取り方
メモを取る意味や失敗例が分かったところで、いよいよ押さえておきたいポイントを紹介します。
メモの取り方においては、複雑なことはせず、ちょっとした意識で効率や品質が向上し、仕事も上手く回るようになります。
3-1. 構造化する
メモを取る際は、情報のかたまり毎にグルーピングが出来ると、読み手にとって非常に価値のある整理された情報となります。
見聞きする順序と、メモに記載された順序は、必ずしも一致しなくてよいのです。
ただし、メモしながら情報をグルーピングするためには、その取り方は工夫しなければなりません。
- 紙ノート：メモする際は、余白を十分に空けつつ、同じトピックに関する情報が後から出てきたら、近い位置に記述する
- PC：同じトピックに関する情報は一旦記載した後に、行ごと順序を入れ替える
ちなみにMicrosoftの製品（Outlook、Wordなど）でメモを作成する場合、行ごと順序を入れ替えるには次のショートカットが役立ちます。
いちいち、行をコピーして削除して・・・といった行為を繰り返さず、スマートに文章を入れ替えましょう。
行の上下を入れ替えるショートカットキー：［Alt］＋［Shift］＋［↓］or［↑］
また、最初からいきなり構造化したメモを作成することを目指すのではなく、メモを取り終わった後の時間10分を使って、後から構造化するだけでも、非常に有用です。
構造化することで情報に対する理解が深まり、構造化されたメモを読み返す時に短時間で内容を思い返すことができます。
3-2. 日付/タイトルを書いた新しいページから始める
内容だけをメモするのではなく、周辺情報（日付や件名など）も合わせて記載しておくようにしましょう。
数日後の自分という読み手からすれば、そのメモをパッと見ただけで、いつの何の情報かを判断できると、読み返す時間を効率的に使うことができます。
そして、新しいメモは、常に新しいページから始めましょう。
これも読み手目線ですが、同一ページで情報量が多かったり、情報が混在していると、読み返しづらいです。
余白も大事という話と合わせて、新しい内容は常に新しいページで！
3-3. 名詞に意識を割く
メモは、読み返す時に内容が理解できるレベルであれば十分です。
メモを書く時間が足りない時は、名詞に絞ってメモ出来れば、後から読み返した時に文脈を想像しやすくなります。
1つの文章に時間をかけて、別の文章を丸々飛ばすのではなく、各文章におけるキーワードを書いておくイメージです。
キーワードさえあれば、後から見返す時に文章を補完することができます。
例えば、上司から初めて仕事の指示があったとして、メモに「定例会 ギジロク 1h後レビュー」だけ書いていれば、「定例会という会議の議事録を取って、会議終了の1時間後に上司にレビューをもらう」という内容だと推測できますよね。
何がキーワードか分からないという方は、5W1Hの内、Who / What / Whenを中心にとりあえずメモしてみましょう。
また、メモを取る時は、あえて画数が多く、筆記に時間がかかるような漢字をキレイに書く必要はありません。
読み返した時に、内容が把握できればよいのですから。
書き取る行為に時間がかかるような単語は、ひらがなやカタカナを使って、パパッと書いちゃいましょう。
4. まとめ
いかがでしたでしょうか。
ちょっとしたメモの取り方を変えて、小さな心がけを積み重ねることで、仕事の生産性を高めることができます。
所詮はメモでしょ、なんて思わず、スキルアップやキャリアアップを磨くテクニックの1つとして捉えてみてください。
テクニックといえど、一朝一夕で身につくものではありません。
普段からの練習することで、意識せずとも自然に出来るようになります。
まずは試しに、本記事における自分なりのポイントをノートにメモすることで、練習してみましょう。
本記事がメモの取り方を見直すきっかけになれば幸いです。
メモと似たトピックである議事録については、次の記事で紹介しています。
→【コンサルの登竜門】議事録の書き方