上記の悩みを解決します。
■ 本記事の内容
・議事録を書く時に意識すべきこと
・議事録に書くべき内容
■ 本記事の読者
・議事録の書き方が分からない方
■ 本記事を読むメリット
・議事録の書き方や意識すべき事が理解できる
コンサルティングファームに入社して間もない場合、ほぼ必ず任される仕事があります。
そう、それは「議事録」です。
議事録とは、会議内容を文字情報によって記録として残すものです。
時には、議事録自体をプロジェクトの成果物として、クライアントに納品することもありますし、内部のメモ用として記録するだけの場合もあります。
早速、本題に入ります。
1. 議事録を書く時に意識すべきこと
まず、議事録とは何だ、という話は冒頭で申し上げました。
会議内容を文字情報によって記録したもの、ですね。
次に、議事録は何のために存在するんでしょうか？
私が思うに、次の2つが議事録を書くことの目的です。
❶ 会議における決定事項の証跡を残すこと
❷ 欠席者へ会議内容を共有すること
特に1つ目が、めちゃくちゃ重要ですね。
決定事項について、会議を欠席したメンバーへは議事録を通して情報が伝達されることも多いので、アナタが記載した文章に相応の影響力があるんですよ。
つまり、議事録を作成するという行為が、それだけ大事ってことです。
ちなみに、議事録に限らず、自分が行うことに対する目的や理由は、常に意識した方がよいですね。
的外れな成果物を作成することを防げます。
議事録に限らず、文章を書く時などの細かい考え方については、別の記事で紹介予定です。
2. 議事録に書くべき内容
議事録が何たるか、を頭に入れた上で、
じゃ、具体的に何書くの？という部分に焦点を当てていきます。
議事録には、次の4つを記載してください。
2-1. 会議体情報
2-2. 決定事項
2-3. ネクストアクション
2-4. 議事内容
2-1. 会議体情報
会議体情報は、会議の基礎的な情報を指してます。
・会議名
・開催場所
・時間
・出席者
意外とこういった情報が必要になる時が来るのです。
その会議に一体誰が参加していて、何が決定されたのか、といった履歴が残りますので、忘れずに記載しましょう。
2-2. 決定事項
議事録を書く目的の1つ目、覚えていますか？
「❶ 会議における決定事項の証跡を残すこと」
この決定事項を記載することこそが、最も重要であると言ってもよいです。
重要な決定事項をまとめておくと、後で議事録を見返す時に、とても読みやすいですよ。
議事録って、そもそも人が読むための文字情報なので、読み手を意識して書きましょう。
2-3. ネクストアクション
To Doという場合もありますね。
会議内で発生したアクションを取りまとめておくことで、参加者が後で何をすればよいか、一目瞭然となるわけです。
アクションを記載する時は、なるべく具体的に、誰が読んでも分かるように書くことが大事です。
具体性を上げるためには、5W1Hの内容が入っていることが好ましいです。
特に、Who／When／Whatですね。
つまり、誰がいつまでに何をすればよいのか、を記載しておきましょう。
会議内でTo Doの"When"まで話してないよ、というケースもあるかと思います。
その場合は、自分で期限を仮置きでもいいので、設定しましょう。
認識に相違があれば、後で訂正すればよいのです。
期限なきTo Doは、To Doに非らず
2-4. 議事内容
議事録なので、これを書き忘れた、というケースはないかと思います。
そして、議事内容は、2パターンの書き方がありますね。
・発言ベース
・論点ベース
要は、
・全ての発言内容を時系列で記載
・会議内容を構造化して記載
のどちらかです。
クライアントやチーム、上司によって、好みや決められたフォーマットがある場合もありますので、使い分けていただければと思います。
3. まとめ
今回は、議事録の書き方に関する基本的な考え方を紹介しました。
コンサルって、どんな議事録を書いてるんだろう、とか、どうやって議事録を作成すればいいの、という疑問が、解決されましたか？
議事録の作成って、目的を鑑みれば、そもそも重要な仕事ですし、文章力の向上にも繋がるので、本気で取り組めば、良いことづくしだと思います。
そんなに大事な仕事なら、優秀なコンサルに任せればいいのでは、と思うかもしれません。しかし、チーム全体の生産性を見た時に、上位のメンバーが担当するのではなく、若手が担当した方が効率的なので、若手が任されるケースが多いのです。
コンサルタントで仕事ができる方は、基本的に議事録が綺麗ですね。
言語能力が高いし、構造化する力も十二分にあるので。
なお、議事録も重要ですが、こういった細かいことを意識できるかも重要です。
地道に努力を重ねて、スキルアップしていきましょう！