覚えておいた方がいいエクセルのルールってある？
上記の悩みを解決します。
■ 本記事の内容
・誰も教えてくれないExcelの基本ルール
・分析でよく使う便利な集計機能
■ 本記事の読者
・これからExcelを勉強したい方
・Excelを用いた業務に携わっている方
■ 本記事を読むメリット
・Excelの基本ルールを理解し、読み手・使い手を意識した成果物を作成できるようになる
世の中には、Excelを使う仕事が山ほどあります。
Excelは、データ分析や財務・会計の管理等、専門的なスキルを求められる職種のみならず、一般的なビジネスマンにおいても習得が求められるツールです。
Excelの詳しい使い方は、Googleで調べれば当然出てきますが、それって、使い方の存在自体を知らないと出来ないですよね。
あなたも、どのキーワードで検索すれば良いのかが分からない状態の経験がありませんか？
本記事では、現役コンサルタントである筆者が、「Excelを用いる業務を始める前に、教えて欲しかった」というExcelの使い方を紹介します。
なお、前提として、本記事におけるExcelの利用用途は、分析に限定しています。
早速、本題に入ります。
目次
1. 何故Excelの使い方が重要なのか？
それは、Excelによる分析の可読性・拡張性を担保するためです。
Excelは、あくまで問題解決のアプローチの手段です。
その時々によって、目的も異なりますし、同一ファイルを編集する人も変わります。
前任者が担当していたExcelによるデータ分析業務を突然引き継ぐことになって、実際にExcelファイルを開けてみたら、？？？となるケースってありますよね。
誰が見ても分かりやすい、且つ使いやすいExcelファイルを目指すことで、その分析業務のアウトプットが非常に価値の高い成果物となります。
あなたが作成したExcelの品質が非常に高く、後で他人が見返しながら別の分析を出来るレベルであれば、その成果物って一種の資産ですよね。
逆に、当時の自分にしか分からないExcelであれば、同じ人が同じ分析を実施したい状況でも、当時と同じように時間を使って、同じExcelを作らなければなりません。
時間の無駄じゃないですか？
資産となり得るレベルまで品質を高めることを習慣化することで、将来の時間を有効に使えるようにしましょう。
細かいところまでこだわる姿勢は、必ず会社や周りにも評価されます。
2. 誰も教えてくれないExcelの基本ルール
2-1. シートを使い分ける
次の3つの役割毎にシートを分けるようにしましょう。
・元データ
・加工（分析過程）
・分析結果
また、どのシートがどの役割を明確化するため、「→元データ」「→加工」「→分析結果」といったシート名で空白のシートを挿入することも有効です。
特に元データは復元できない可能性を考慮し、直接編集しないことをオススメします。
2-2. セルを使い分ける
値の入力方法毎に文字色またはセル色を分けるようにしましょう。
・値を手入力（例：青字）
・値を関数計算（例：黒字）
値を編集してよいセルかどうかを一目で分かるようにしておけば、編集すべき箇所の特定が短時間で行えるため、効率的にExcelを編集することが出来ます。
2-3. セル結合は厳禁
見た目にこだわることは、非常に素晴らしいことです。
読み手目線で考えた結果、見やすさの観点からセル結合を選択したハズです。
一方で、使い手目線まで考えることが出来たなら、セル結合は選択しなかったでしょう。
セル結合があると、フィルタリングを適用できない等、データの加工時に不都合が生じます。
見た目を整えたい場合は、罫線やセルの書式設定を活用しましょう。
特に、横方向でセルを結合したい場合は、Ctrl＋1で「セルの書式設定」を開き、配置タブで「選択範囲内で中央」を選択することで、セル結合を伴わずに、同等の見た目を表現することが出来ます。
3. 分析でよく使う便利な集計機能
3-1. フィルター
フィルターは、データ抽出を簡易化する機能です。
フィルターによって、条件を指定してデータを絞り込んだり、値の昇順・降順でデータを並び替えることが出来ます。
見出し行またはデータ範囲を選択した状態で、Ctrl + Shift + Lを押すことで、フィルターを適用することが出来ます。
また、1度データの絞り込みを行った後に、Alt + A + Cを押すことで、絞り込み条件を解除し、全データを表示することができます。
データの概観を掴むには非常に有効なツールですので、覚えておきましょう。
3-2. ピボットテーブル
ピボットテーブルは、データを集計して表を作成する機能です。
ピボットテーブルによって、縦軸 / 横軸に特定項目を指定した上で、集計表を作成することが出来ます。
指定した項目は簡単に変更出来るため、データ分析には非常に有効です。
Alt + N + Vを押すことで、ピボットテーブルの作成画面が開かれ、「テーブル/範囲」にデータが入力されている範囲を入力すれば、ピボットテーブルが作成されます。
分析の切り口に当たりをつけるため、データを色々な角度から確認することに向いていますので、こちらも覚えておきましょう。
4. まとめ
以上が、Excelの基本的な使い方となります。
Excelには、本記事で紹介していない機能が山ほどあります。
あくまでツールの1つですので、全ての機能を使いこなすこと自体は目的ではありません。
あなたの業務に関わる範囲で、必要な機能を知り、効率的に且つ正確にExcelを使いこなせればよいのです。
そして、使いこなすためには、何度も繰り返し触れることが重要です。
この機能は使える！と思った際に実践し、Excelライフを満喫してください！