タスク管理って、どうやってやるの？
上記の悩みを解決します。
■ 本記事の内容
・タスク管理の重要性
・タスク管理の具体的な方法
■ 本記事の読者
・仕事で忙しいビジネスマン
・バイトや研究、就活で忙しい大学生
■ 本記事を読むメリット
・タスク管理の意味や重要性を理解できる
・タスク管理の具体的な方法を理解し、今すぐ実践できるようになる
大抵の場合、仕事で忙しい状態は、やるべき作業やその優先順位が分からない時です。
忙しい状態って、肉体的にも精神的にも追い詰められてしまいますよね。
単純にハードワークが求められている状態でもありますし、先が見えずに不安を抱えている状態でもあるからです。
こうした肉体的／精神的な負担を軽くする方法が、あるんです。
それがタスク管理です。
なお、本記事では、マネージャーレベルによるチーム単位のタスク管理ではなく、個人レベルのタスク管理を扱います。
これは勿論、ビジネスの場面でも使えますが、バイトや研究、就活で忙しい大学生活、果てはプライペートでも使えるモノです。
現役コンサルタントの目線から、なぜタスク管理が重要なのか、具体的にどう行うのか、といった内容を解説していきます。
早速、本題に入ります。
目次
1. タスク管理とは？
タスクとは、やるべき作業を細分化したものを指します。
タスクはTo Doと呼ばれる場合もありますね。
タスク管理とは、やるべき作業の量と順序を把握し、効率的に作業を行う方法です。
例えば、夏休みに友人との旅行を計画するとしましょう。
旅行を計画しよう、という状態だと、何をすれば良いかイマイチ分からず、気が進まないことってありますよね。
一旦、旅行計画において、やるべき作業を細分化してみましょう。
① メンバーの選定
② 日程の調整
③ 旅行先の選定
④ 旅行先でやる事のプランニング
⑤ 各種予約（移動手段／宿泊／旅行先でやる事）
具体的に何をすべきか、まで細分化すると、1つ1つのタスクの作業量が軽いため、取り掛かるまでのハードルが下がります。
2. なぜタスク管理が必要なのか
生活や仕事の中で、やるべきこと（タスク）が複数発生している状態は、日常茶飯事です。
中には、期限が決まっている場合もあるでしょう。
複数のタスクを同時並行で進めようとすると、脳に負担が掛かってしまいます。
そして、同時並行的にタスクをしている状態は、1つのやるべきことに集中出来ていないため、そもそも作業効率が悪いんですね。
加えて、人はとても忘れやすいので、
・このタスクって終わってるんだっけ？
・あ、このタスク忘れてたという状態が、必ず発生します。
これらの状態を避けるため、タスク管理が必要となります。
タスク管理によって得られる恩恵を改めて整理すると、次の3点となります。
・タスクの抜け漏れを防げる
・取り掛かるタスクの順番を明確化し、作業効率を上げられる
・タスクに埋もれた時に、周りに助けを求めやすい
3. タスク管理の具体的な方法
タスク管理の意味や、その必要性の次は、具体的な方法について、紹介します。
3-1. タスクを一覧化
やるべきことを思いつくだけ書き出して、リストにしましょう。
書き出すことによって、視覚化することが重要ですので、頭の中で思い浮かべるだけはNGです。忘れてしまいます。
タスクを書き出す際のツールは、紙とペンでも良いですし、PCのメモ帳でも構いません。
また、タスクを書き出すには、タスクが完了した状態の定義を考え、具体的に作業を細分化する必要があります。
どんな状態であればタスクが完了したと言えるか、を意識すして作業を区切ることで、簡単に細分化が出来るようになります。
前述の旅行計画における日程の調整であれば、次の3つを「日程の調整が完了した」状態の例として挙げることが出来ます。
① 日程の候補を出した状態
② 候補の中から都合の良い日程を選択するよう、メンバーにアンケートを投げた状態
③ メンバーの予定を考慮し、旅行の日程を最終化した状態
一般的には、③が日程の調整が完了した状態ですね。
どこまで完了させればよいか、を考えると、タスクの具体性がグッと上がり、手を動かしやすいですよね。
また、タスクの一覧化は、自分だけで完璧にする必要はないため、5~10分くらいで行いましょう。
3-2. 優先順位をつける
一覧化したタスクに対して、自分なりの優先順位をつけましょう。
間違っていても構いません。
優先順位をつけるにあたって、各タスクの重要度と緊急度の2つの要素が重要となります。
次の順序で、優先します。
① 緊急かつ重要なタスク
② 緊急かつ重要でないタスク
③ 緊急でないかつ重要なタスク
④ 緊急でないかつ重要でないタスク
3-3. 周囲と認識を合わせる
優先順位をつけたタスク一覧は、上司に共有した上で、次の2点を確認してもらいましょう。
・抜け漏れがないか
・優先順位が合っているか
往々にして、自分1人では気付かない／忘れていることがあるものです。
3-4. 時間を見積もる
優先順位をつけたタスク一覧を上司に確認してもらいながら、各タスクに必要な時間を見積もりましょう。
時間をかけて、精緻に見積もる必要はありません。
自分の経験と知識から、大雑把にイメージするだけでよいです。
見積もった時間に基づき、自分1人で消化できる作業量なのか否かが判断できます。
自分1人で消化できない場合は、迷わず周囲に助けを求めましょう。
そういう時は、周囲に「このタスクを手伝って欲しい。所要時間は3時間くらいです。」と伝えてください。
相手も所要時間が分かるので、スケジュールを見て、手伝えるか否かを判断することができます。
また、初めは見積もった時間と実際に掛かった時間の間に、ズレが生じます。
・作業の具体性が足りなかった
・自分の知識が足りず、思った以上にリサーチに時間が掛かったなど、色々な原因が考えられますが、こうした内容を次回以降の見積もり時に考慮しましょう。
経験に基づいた改善を繰り返す事で、タスクに対する時間の見積もりは、徐々に正確性が向上します。
3-5. 終わったタスクを消す
最後に、タスクリストは逐次、更新しましょう。
終わったタスクは、取り消し線を引いていきます。① メンバーの選定
② 日程の調整
③ 旅行先の選定
④ 旅行先でやる事のプランニング
⑤ 各種予約（移動手段／宿泊／旅行先でやる事）
取り消し線を引く事で、タスクが完了したことが視覚的にも分かるため、モチベーション向上にも繋がります。
1日が終わって未完了のタスクは、再度整理して、翌日に持ち越します。
4. まとめ
漠然と忙しい状態における肉体的／精神的負担は、本記事で紹介したタスク管理を実施し、軽減することができます。
そして、仕事量が自分1人では乗り越えられない場合は、迷わず他人の力を借りましょう。
身体は資本ですので、健康であることを最優先してください。
無理なハードワークで身体を壊してしまう事は、絶対に避けるべきです。
健康な身体とタスク管理があれば、多少の激務は乗り切れることでしょう。
本記事を読み終えた今日から、タスク管理を実践してみてください！