初めて仕事を任されたけど、何から手をつければいいの？
もっと効率的に仕事を行いたい
上記の悩みを解決します。
■ 本記事の内容
- 仕事の進め方が分からない状態とは？
- 仕事を進め方を明確化する方法
- 仕事の進め方が上手い人の特徴3選
■ 本記事の想定読者
- 新しい仕事が任されるようになった方
- 就職/転職等で、未経験の領域にチャレンジする予定がある方
■ 本記事を読むメリット
- やったことがない仕事でも、進め方を明確化する方法を理解し、実践できるようになる
こんにちは、てらでぃーです。
仕事の進め方が分からない、と悩まれたことはありませんか？
定型的なルーティーンの業務を繰り返し行う場合は、上記の悩みを抱えることは少ないかもしれません。
しかし、そういった方も含めて、仕事のやり方が変わったり、新しい仕事を任されるようになったり、就職/転職して未知の領域に飛び込んだりと、今後、仕事の進め方で悩むことがあるかもしれません。
本記事では、外資系コンサルティングファームへ新卒で入社し、今も現役で働いている私が、仕事の進め方に関連した話を紹介します。
早速、本題に入ります。
目次
1. 仕事の進め方が分からない状態とは？
そもそも、仕事の進め方が分からない、と一口に言っても、次の2つの状況があると考えています。
① その仕事自体が初めてで、何をすればよいか右も左も分からない
② やる事が多すぎて、何からやればよいかが分からない
1-1. その仕事自体が初めてで、何をすればよいか右も左も分からない
未経験の仕事であれば、このような状況に陥りやすいです。
また、仕事の中身が複雑だったり、自分1人で進めるのではなく、複数人のチームで進める場合などは、進め方が分からなくなってしまうこともあるでしょう。
1-2. やる事が多すぎて、何からやればよいかが分からない
仕事の種類や量が多いために、優先順位が分からない状況です。
社内の勤怠申請といった事務的な業務もあれば、顧客とのコミュニケーションや会議資料の作成等の頭を使う業務もありますよね。
優先順位をつけずに異なる仕事を並行して進めようとすると、気分やモチベーション次第で仕事頭の切り替えが頻繁に必要になるため、集中力が持続せず、結果的にパフォーマンスが低くなってしまう可能性もあり得ます。
いずれの状況においても、仕事の全体像が見えていないことが課題です。
2. 仕事を進め方を明確化する方法
では、どうすれば全体像が見えるようになるのでしょうか？
仕事の進め方が分からなくなったら、次の手順を検討してみましょう。
仕事の進め方についても、経験/未経験は関係なく、一定の「型」があるため、立ち止まってしまった際は、参考にしてください。
- ゴール（目標）を設定する
- ゴール（目標）の達成に必要な成果物を定義する
- 成果物の創出に必要な活動を作業レベルに分解する
- 各作業のスケジュールを決める
2-1. ゴール（目標）を設定する
まずは、仕事をする上でのゴールを明確にすることから始まります。
あなたの仕事は、どのような状態であれば完了したと言えるでしょうか？
この質問に対して具体的に答えられるようになれば、目標設定はOKです。
注意点としては、必ず目標の中身とセットで、期日も設定することです。
期日がない目標は、ただの頑張りますというスローガンに過ぎません。
また、目標が抽象的すぎる場合は、大目標を中目標や小目標として具体的に分解することがオススメです。
抽象的すぎると、結局自分でも何をすればいいか？が曖昧になってしまうからです。
分解して考える事で、大目標を達成するために注力すべきことは何か？という優先順位を考えることにも繋がります。
もし、あなたが上司や上長から言われた仕事を、言われるがままにやっている場合は、今すぐ手を止めてゴールを確認しに行きましょう。
もしくは、チームで仕事をしている場合は、メンバーとその仕事やプロジェクトのゴールについて、認識を合わせましょう。
2-2. ゴール（目標）の達成に必要な成果物を定義する
仕事を進める上で、ゴールの達成を裏付ける、もしくは寄与するようなアウトプットが必要です。
世の中の大半の仕事は、自分1人ではなく、顧客やチームメンバー、上司や部下など、人と関わるものばかりです。
そもそも、仕事自体が他の人に価値を提供する代わりに対価を得る営みですし。
人と関わりながら仕事を進めるためにも、目に見える成果を創出し、この仕事は終わったよねという共通認識を持つ事ができます。
ゴールが例えば、「11/30までにIT投資案件Xについて投資可否を判断する」であった場合、次のような成果物が最低限必要になってきます。
・投資可否の判断基準
・投資に必要なインプット（投資額等）
・投資によって得られるアウトプット（キャッシュフローを含む定量的効果や投資回収期間等）
・投資によって生じるリスク
ゴールを設定して、すぐに作業を書き出していくのではなく、まずは成果物の具体化をしましょう。
上記の成果物はあくまで一例ですが、さらに具体化していくことで、周囲のメンバーとのミスコミュニケーションは減らせますし、手戻りや無駄な作業を未然に防ぐこともできます。
2-3. 成果物の創出に必要な活動を作業レベルに分解する
成果物が定義できたら、次は成果物を作り上げていくために必要な作業に分解していきます。
どの順番で誰が何をいつまでに実施すればよいかをリストアップすることになります。
この時、成果物が具体化されていないと、「あれ、何すればいいんだ？」となりかねません。
例えば、「IT投資案件Xに必要な投資額」を算出する場合、システム開発系の案件であれば、次のような作業に分解されます。
1. 自社が、実現したいゴールを明確化する
2. 自社が、ビジネス要求を整理し、要件定義書を作成する
3. 自社が、RFP（Request for Proposal）を作成し、各パートナー会社に提案依頼を展開する
4. 各パートナー会社が、RFPを確認し、コストを見積もった上で、提案書を作成/提出する
5. 自社が、各パートナー会社から受領した提案を精査し、発注先を決定する
6. 自社が、内部で生じるコストおよびパートナー会社への発注額を合計し、投資額を算出する
概ね、上記のような順番で作業を進めていきます。
1行にまとめて記載してしまった箇所や抜け漏れについては、ご容赦ください。
上記の合間合間に、関係各所との合意形成が必要となるのは勿論のこと、他にも会社によっては、進め方が異なることもあります。
特に、「誰が」はby nameで明確化されるべきであり、作業の責任も自ずとハッキリしますし、作業の順番や、この後出てくるスケジュールを検討する上で、非常に有効です。
2-4. 各作業のスケジュールを決める
あとは、優先順位を考慮しつつ、作業の開始/終了予定日を決めていくだけです。
場合によっては、期日（終了予定日）のみを決めて、スケジュール自体は作業者に一任するケースもあります。
スケジュールは、ゴールから逆算して計算するため、それぞれの作業工数や各メンバーの対応可能な工数やケイパビリティを考えつつ、設定します。
スケジュールが見えてくれば、あとは実行するのみです。
3. 仕事の進め方が上手い人の特徴3選
同じ仕事をする状況であっても、仕事が遅い人も居れば、仕事ができる人や効率的に仕事している人も居ます。
そんな彼ら/彼女らには、共通した特徴があります。
ここでは、私の身の回りに居た例も交えて、その特徴を紹介します。
3-1. 全体像の理解
仕事の目的や作業の流れが見えている人は、優先順位を理解しているため、必要不可欠な作業に注力して取り組むことができます。
常に細部にこだわり続けることも大事ですが、過度にこだわらず、ここぞという時に集中力を発揮できるように、パフォーマンスをコントロールすることも大切です。
そして、全体像が理解できていると、要所となるポイントでレビューを受ける/実施することが可能です。
あなたにとって100%の成果は、他人にとって120%かもしれないですし、30%かもしれません。
相手の期待値を超えるには、あなたにとっての20%の段階から、相手と方向性を決めたり、期待値を握るなどのすり合わせが必要となります。
全体像を理解する事は、相手の期待値を超えて、且つ効率的に仕事を進めるための必須要素です。
3-2. 徹底されたスケジュール管理
仕事が計画的に終わる人は、1日単位ではなく、時間単位、もしくは30分単位でスケジュールを分割して捉えています。
また、自分の中で期限を設定しており、その中で作業を終わらせることを普段から意識しています。
私の身の回りでは、Outlookのカレンダー上でタスクを30分単位に切って、ブロックしている方々が多いです。
細かく時間管理することによって、作業の遅延リスクが生じた際も早期に検知できるため、必要に応じて周りからのサポートを早めに打診できることも、計画的に仕事を進められる1つの要因です。
3-3. 圧倒的な事前準備
仕事を進める上で、事前準備はとても大切です。
特に、仕事ができると言われるようなメンバーは、圧倒的に事前準備をしています。
会議であれば、アジェンダが設計されていることは勿論のこと、プレゼンテーションの事前リハーサルや、会議室内の備品チェック（ホワイトボードやマジックは正常に使えるか？）、資料の投影に関する段取り等、あらゆる準備をしておきましょう。
何を準備すれば良いか、という話は、想像力を働かせるという1点に尽きます。
頭の中で作業をシミュレーションして、何が必要か？自分や相手が気になる点はどこか？という想像をするのです。
初めは慣れないかもしれませんが、想像という癖をつけておくと、あらゆるシーンで使えるようになるので、日頃から心掛けてみてください。
4. まとめ
いかがでしたでしょうか。
初めての仕事でも、進め方を1つ1つ紐解いていけば、確実にできるようになります。
また、1回でも仕事を上手く進めることが出来れば、達成感や自身に繋がり、また次のチャレンジにトライしてみようという前向きな姿勢にも繋がるという好循環も生まれます。
本記事で紹介した方法の一部でも構いませんので、もし今日から試せる内容があれば、是非参考にしていただければ幸いです。
興味があれば、次の記事も読んでみてください。